DIREZIONE - DIRIGENTE SCOLASTICO
Attività
- Attuare gli obiettivi programmatori del Settore Formazione dell’Istituto e verificarne lo stato di attuazione ed i risultati conseguiti
- Dirigere l'impostazione dei piani di attività allo scopo di garantire la disponibilità e ottimizzare l'impiego delle risorse umane, strutturali ed infrastrutturali e di conseguire gli obiettivi prefissati
- Programmare orientamenti strategici, politici e linee d'azione per il costante sviluppo dei risultati gestionali e della competitività del Settore Formazione dell’Istituto
- Assicurare l'applicazione delle disposizioni di legge e delle procedure vigenti, nonché delle norme antinfortunistiche e di protezione ambientale
- Curare e mantenere le pubbliche relazioni attraverso la rappresentanza dell’Istituto presso i soggetti istituzionali e socio-economici del territorio
- Definire ed attuare accordi, convenzioni, protocolli di intesa con soggetti pubblici e privati
- Pianificare e garantire la realizzazione delle attività di formazione e aggiornamento del personale coinvolto nel Settore Formazione dell’Istituto, assicurando, in particolare, che il personale sia consapevole della rilevanza e dell’importanza delle proprie attività e di come esse contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi per l’Accreditamento
- Monitorare, anche con l’ausilio di adeguati staff tecnici, l’efficacia e l’efficienza delle attività del Settore Formazione dell’Istituto al fine del miglioramento dei risultati e della qualità del servizio formativo
- Approvare tutti i documenti del Sistema di gestione per l’Accreditamento (manuale, procedure, modulistica)
- Pianificare gli investimenti aventi influenza sulla soddisfazione del cliente, sulla qualità del servizio e/o sull’efficacia del sistema di gestione per l’Accreditamento
- Pianificare e condurre i riesami circa l’adeguatezza del Sistema di Gestione per l’Accreditamento rispetto agli obiettivi prefissati
- Definire ed aggiornare la struttura organizzativa del Settore Formazione dell’Istituto in funzione delle attività programmate, attribuendo responsabilità, compiti e mansioni ai ruoli incaricati della gestione e della realizzazione delle attività
- Ricoprire il ruolo di Responsabile di Sede
Competenze
- Individuare i soggetti del proprio territorio interessati alle politiche dello sviluppo delle risorse umane e specificarne le opportunità di cooperazione e/o competizione
- Stipulare convenzioni e protocolli per collaborazioni relative ad indagini di fabbisogni formativi, progetti integrati di sviluppo locale, servizi formativi
- Elaborare piani contenenti le strategie di sviluppo della struttura formativa, relativamente all'organizzazione dell'offerta formativa
- Definire il modello e la struttura organizzativa di un Organismo di formazione e redigerne l’organigramma
- Utilizzare tecniche per la conduzione e il coordinamento di gruppi di lavoro e di progetto
- Individuare le procedure di valutazione del personale, di ricompensa e di incentivazione compatibili con normativa
- Utilizzare adeguate metodologie per la redazione di un piano di formazione
- Analizzare ed interpretare dati e documenti amministrativi e finanziari (budget, bilanci, flussi finanziari, rendiconti, ecc.)
- Redigere, attuare e controllare un piano economico-finanziario, coerentemente agli obiettivi strategici dell'Organismo
- Utilizzare metodi, tecniche e strumenti di pianificazione, programmazione e controllo
- Utilizzare strumenti informatici
Responsabile Progettazione
Attività
- Svolgere attività di studio e ricerca relative allo sviluppo di nuovi interventi formativi
- Collaborare allo sviluppo e alla promozione delle attività formative del Settore Formazione dell’Istituto
- Curare la promozione e la diffusione di strumenti innovativi per il miglioramento del servizio
- Curare la promozione dei servizi formativi e/o di orientamento di concerto con il Responsabile Analisi Fabbisogni
- Collaborare con il Dirigente Scolastico per la definizione dei piani di formazione e aggiornamento del personale
- Coordinare l’attività dei responsabili di progetto impegnati nella redazione degli interventi formativi
- Effettuare il controllo di correttezza, congruenza e completezza dei progetti predisposti per la partecipazione ai bandi di gara regionali/provinciali in ottemperanza alle disposizioni dell’Ente finanziatore e dell’Accreditamento
- Gestire la comunicazione con la Regione/Provincia in riferimento alla partecipazione a bandi pubblici anche attraverso mezzi telematici (direttive, disposizioni operative per la progettazione, delibere, ecc.)
- Monitorare in modo costante i siti Internet relativi agli Enti finanziatori in riferimento alla pubblicazione di bandi, direttive, disposizioni inerenti l’attività formativa e di orientamento
- Gestire e coordinare l’utilizzo delle procedure informatizzate per l’attività di progettazione e di amministrazione richieste dai clienti
- Fornire la necessaria informazione/formazione sulle procedure (anche informatizzate) necessarie per l’attività di progettazione ai Responsabili di Progetto
- Collaborare alla definizione ed all’aggiornamento del Sistema di gestione dell’Accreditamento
Competenze
- Definire i bisogni formativi interpretando in modo adeguato le richieste dell’utenza e del committente
- Effettuare analisi e studi di fattibilità
- Definire profili professionali
- Elaborare proposte progettuali
- Elaborare preventivi finanziari conformi alle normative dei soggetti finanziatori
- Elaborare proposte formative con adeguato e coerente approccio metodologico
- Elaborare azioni di innovazione e miglioramento del servizio
- Utilizzare tecniche per la conduzione e il coordinamento di gruppi di lavoro e di progetto
- Utilizzare metodi, tecniche e strumenti di pianificazione, programmazione e controllo
- Utilizzare gli strumenti informatici
Responsabile Analisi dei Fabbisogni
Attività
- Definire e gestire le attività di analisi dei fabbisogni formativi e occupazionali del territorio
- Collaborare allo sviluppo e alla promozione delle attività formative del Settore Formazione dell’Istituto
- Gestire, di concerto con il Dirigente Scolastico, le relazioni con sistema delle imprese, istituzioni, servizi per l’impiego, organismi e attori locali
- Collaborare allo sviluppo e alla promozione delle attività formative del Settore Formazione dell’Istituto
- Collaborare alla definizione ed all’aggiornamento del Sistema di gestione dell’Accreditamento
- Monitorare siti Internet istituzionali e non in riferimento a ricerche, studi, report relativi ai fabbisogni occupazionali del territorio, alle richieste di formazione/aggiornamento da parte della potenziale utenza, alle attività formative in atto sul territorio
- Aggiornare e manutenere, le banche dati relative ai rapporti sul territorio, agli stage ed alle aziende potenzialmente interessate a progetti di formazione continua
Competenze
- Definire i bisogni formativi interpretando in modo adeguato le richieste dell’utenza e del committente
- Identificare le fonti informative sul sistema socio-economico locale
- Analizzare l’offerta formativa presente sul territorio, la tipologia di potenziale utenza presente sul territorio e le indicazioni delle imprese
- Effettuare analisi e studi di fattibilità
- Definire profili professionali
- Definire ed attuare interventi di marketing e di promozione
- Utilizzare gli strumenti informatici
Responsabile coordinamento
Attività
- Coordinare le risorse umane, economiche, organizzative, informative di una sede/area/settore definiti
- Coordinare i Responsabili di Progetto nella realizzazione delle attività formative
- Di concerto con il Responsabile Valutazione ed il Responsabile Progettazione predisporre ed attuare azioni di monitoraggio delle attività ai fini della valutazione e del miglioramento del servizio
- Individuare le condizioni di fattibilità ottimali dal punto di vista dell'utenza e della sede operativa
- Acquisire il materiale documentale prodotto dalla Regione/Provincia relativo alle modalità di attuazione dei progetti anche attraverso mezzi telematici
- Collaborare nella progettazione di attività e servizi formativi, nella redazione di budget e piani finanziari, di consuntivi e rendicontazione delle attività svolte
- Fornire la necessaria informazione/formazione sulle procedure (anche informatizzate) necessarie per la realizzazione delle attività formative
- Fronteggiare e risolvere, di concerto con i Responsabili di Progetto, i cambiamenti che si possono manifestare all’atto della realizzazione del progetto e dell’utilizzo delle risorse
- Individuare, di concerto con i Responsabili di Progetto, le criticità e definire le strategie di compensazione
- Collaborare alla definizione ed all’aggiornamento del Sistema di gestione dell’Accreditamento
Competenze
- Definire calendari e programmi attuativi di progetti anche complessi
- Predisporre planning di monitoraggio, indicandone modalità, procedure, strumenti, ruoli dei soggetti coinvolti
- Documentare gli esiti delle attività di monitoraggio
- Utilizzare tecniche per la conduzione e il coordinamento di gruppi di lavoro e di progetto
- Utilizzare tecniche e metodi di budgeting e controllo di gestione
- Utilizzare metodi, tecniche e strumenti di pianificazione, programmazione e controllo
- Utilizzare gli strumenti informatici
Responsabile orientamento
Attività
- Coordinare le attività di orientamento previste nei percorsi formativi
- Coordinare l’erogazione dell’informazione da fornire all’utenza sulle opportunità formative del Settore Formazione dell’Istituto
- Collaborare con il Dirigente Scolastico nella definizione delle strategie d’intervento
- Formulare indirizzi per la redazione di strumenti metodologici, di informazione e di elaborazione dati in materia di orientamento
- Coordinare la predisposizione di metodologie e strumenti per l’orientamento
- Coordinare, di concerto con il Responsabile Valutazione, il monitoraggio e la valutazione delle azioni di orientamento
- Collaborare alla definizione ed all’aggiornamento del Sistema di gestione dell’Accreditamento
Competenze
- Analizzare i diversi elementi soggettivi e di contesto che concorrono a generare la domanda di orientamento da parte dell’utente
- Progettare e realizzare archivi informativi finalizzati ad erogare con tempestività le informazioni sulle proposte formative del Settore Formazione dell’Istituto
- Coinvolgere e mobilitare l’utente verso processi di scelta consapevole
- Applicare metodologie e strumenti specifici in funzione delle diverse tipologie di utenza
- Predisporre metodologie e strumenti per l’orientamento
- Definire strumenti e modalità per il monitoraggio e la valutazione delle azioni di orientamento
- Utilizzare strumenti informatici
Responsabile di progetto
Attività
- Coordinare l’attuazione dei progetti assicurando il raggiungimento degli obiettivi predefiniti
- Verificare l’efficacia e l’efficienza delle risorse strutturali ed infrastrutturali assegnate al progetto
- Programmare i diversi apporti professionali ed effettuarne il coordinamento informativo-organizzativo
- Fronteggiare e risolvere, di concerto con il Responsabile Coordinamento, le varianze, in corso d’opera, relative alla realizzazione del programma ed all’utilizzo delle risorse.
- Realizzare, di concerto con il Responsabile Valutazione, interventi di monitoraggio dei progetti, ai fini della valutazione e del miglioramento del servizio
- Predisporre progetti formativi, anche utilizzando le procedure informatizzate eventualmente richieste dall’Ente finanziatore
- Definire il profilo professionale di riferimento ed il conseguente percorso formativo
- Gestire il budget di progetto in conformità alla normativa dei soggetti finanziatori
- Compilare quanto necessario per le attività di rendicontazione, predisponendo la raccolta e l’archiviazione della relativa documentazione di supporto
- Favorire l’interazione e la collaborazione dei formatori nell’ambito del progetto formativo
- Favorire l’interazione e la relazione formatori - allievi
- Individuare e selezionare le aziende idonee alle attività di stage
- Curare i rapporti con le aziende per acquisire le disponibilità alla realizzazione di stage, proposta di convenzioni e definizione di modalità e tempi di realizzazione;
- Progettare, monitorare e valutare le attività di stage, gestire le convenzioni e le relazioni con le imprese e presidiare i diversi adempimenti previsti
- Tenere i rapporti con le aziende per acquisire disponibilità per la realizzazione di stage e gestire la relativa banca dati
- Progettare, di concerto con i formatori ed il responsabile aziendale le attività di stage (obiettivi, contenuti, pianificazione, modalità di monitoraggio e verifica in itinere e finale, ruolo e attività del tutor aziendale, modalità di definizione della convenzione di stage)
- Organizzare e gestire le attività di assistenza, monitoraggio e valutazione dello stage
- Registrare gli esiti delle attività di stage nella banca dati delle aziende
Competenze
- Elaborare un programma di intervento conforme al progetto di massima, descrivendo obiettivi attesi e compiti funzionali al perseguimento degli stessi, definendo e quantificando le risorse necessarie (professionali, economiche, tecniche)
- Predisporre planning di monitoraggio e valutazione, indicandone modalità, procedure, strumenti, ruoli dei soggetti coinvolti e registrazione degli esiti
- Predisporre la documentazione rendicontale in conformità alle normative dei soggetti finanziatori
- Utilizzare tecniche per la conduzione e il coordinamento di gruppi di lavoro e di progetto
- Utilizzare tecniche e metodi di budgeting e controllo di gestione
- Utilizzare metodi, tecniche e strumenti di pianificazione, programmazione e controllo
- Elaborare proposte formative con adeguato e coerente approccio metodologico
- Elaborare preventivi finanziari conformi alle normative dei soggetti finanziatori
- Elaborare report contenenti diagnosi relative ai fattori frenanti o trainanti l’apprendimento dei partecipanti e proposte di soluzioni migliorative
- Utilizzare tecniche di progettazione, monitoraggio e valutazione stage
- Utilizzare tecniche per l’individuazione dei bisogni individuali d’inserimento lavorativo
- Utilizzare strumenti informatici
COORDINATORE FAD
Attività
- Definire e progettare, in collaborazione con il Responsabile di Progetto, moduli formativi da attuarsi con modalità FAD
- Coordinare le attività di organizzazione e gestione inerenti la FAD
- Monitorare e valutare le prestazioni della piattaforma FAD
- Coordinare le attività di ricerca, analisi, valutazione dei materiali didattici per la FAD
- Coordinare la progettazione e realizzazione dei materiali didattici per la FAD
- Proporre e gestire interventi di potenziamento delle competenze e del processo di apprendimento
- Collaborare e/o gestire interventi di diagnosi individuale e/o di gruppo volti a individuare e rimuovere gli ostacoli all’apprendimento
- Accompagnare l’allievo durante il percorso FAD favorendone l’apprendimento e aiutandolo a superare le difficoltà che incontra con una continua opera di sostegno della motivazione
- Favorire l’interazione tra gli allievi durante le attività FAD
- Supportare gli allievi in difficoltà anche indirizzandoli verso le altre funzioni in base al tipo di problema individuato
- Di concerto con il Responsabile di Progetto, decidere, in base agli obiettivi formativi previsti ed alle caratteristiche dell’allievo, se e per quali allievi si rende necessario un percorso formativo personalizzato
- Di concerto con il Responsabile di Progetto, progettare e organizzare percorsi FAD personalizzati
Competenze
- Effettuare interventi di diagnosi, self assessment, empowerment, coerenti con il target ed il contesto
- Elaborare report contenenti diagnosi relative ai fattori frenanti o trainanti l’apprendimento dei partecipanti e proposte di soluzioni migliorative
- Favorire l’interazione tra docenti ed allievi
- Applicare tecniche di monitoraggio, verifica e valutazione degli apprendimenti nella formazione a distanza
- Elaborare questionari ed effettuare indagini specifiche
- Utilizzare tecniche di progettazione, monitoraggio e valutazione
- Utilizzare strumenti informatici
Formatore
Attività
- Gestire i servizi e/o l’attività necessari all’utenza per l’acquisizione e/o il potenziamento di conoscenze, capacità e competenze in coerenza con la progettazione formativa
- Redigere il progetto di dettaglio dell’azione formativa con l’individuazione di obiettivi specifici e metodologie d’azione
- Progettare ed elaborare sussidi utili all’apprendimento
- Utilizzare metodologie e tecnologie didattiche appropriate e conformi ai contenuti progettuali
- Definire ed erogare verifiche di apprendimento coerenti con i contenuti progettuali
- Definire ed attuare, di concerto con il Responsabile di Progetto, specifiche azioni di recupero/rinforzo in funzione dei risultati delle verifiche in itinere
- Assicurare ai soggetti coinvolti una costante informazione circa l’andamento dell’azione formativa
- Collaborare nelle azioni di monitoraggio e valutazione fornendo gli elementi connessi alla propria attività, d’intesa con il Responsabile di Progetto
- Collaborare e/o gestire interventi di diagnosi individuale e/o di gruppo volti a individuare e rimuovere gli ostacoli all’apprendimento
- Assicurare il proprio costante aggiornamento attraverso la partecipazione alle attività programmate
Competenze
- Applicare metodologie, tecnologie e strumenti didattici specifici in funzione delle diverse tipologie di utenza
- Adeguare le proprie modalità comunicative e didattiche in funzione delle caratteristiche dell’utenza
- Effettuare interventi di assessment degli apprendimenti e/o delle competenze coerenti con il target ed il contesto
- Dettagliare programmi e contenuti didattici coerentemente con gli obiettivi formativi definiti
- Ritarare programmi e contenuti in funzione di eventuali ostacoli ai processi di gradimento/apprendimento
- Predisporre e utilizzare materiali didattici coerenti con tipologia d’utenza e percorso formativo
- Predisporre ed utilizzare strumenti di verifica e valutazione dell’apprendimento e dell’acquisizione di competenze
- Elaborare report contenenti diagnosi relative ai fattori frenanti o trainanti l’apprendimento dei partecipanti e proposte di soluzioni migliorative
- Gestire una sessione di formazione
- Utilizzare tecniche per la conduzione e il coordinamento dei gruppi e/o dell’aula
- Utilizzare strumenti informatici
Responsabile Valutazione
Attività
- Gestire sistemi di monitoraggio e controllo qualitativo
- Collaborare allo studio ed all’aggiornamento dei sistemi di monitoraggio e delle ricadute professionali sull’attività degli operatori
- Predisporre planning di monitoraggio, indicandone modalità, procedure, strumenti, ruoli dei soggetti coinvolti
- Produrre documentazioni di monitoraggio e fornire elementi di stima dei processi formativi agli operatori impegnati nella progettazione e nell’erogazione dei servizi
- Progettare e realizzare strumenti di valutazione
- Collaborare alla definizione ed all’aggiornamento del Sistema di gestione dell’Accreditamento
Competenze
- Utilizzare e/o identificare procedure e strumenti per misurare lo scostamento tra attività realizzata e attività progettata
- Utilizzare procedure e strumenti predefiniti per rilevare criticità e scompensi in ordine alla didattica, all'organizzazione, alle risorse strutturali e dotazionali
- Elaborare report di diagnosi e problem solving
- Utilizzare e/o identificare procedure e strumenti predefiniti per misurare e valutare le attività ed i progetti
- Elaborare report di valutazione
Responsabile Accreditamento
Attività
- Implementare e manutenere il Sistema di Accreditamento dell’Organismo
- Attivare programmi di miglioramento continuo
- Attivare indagini di soddisfazione dei clienti/fornitori
- Individuare, raccogliere e sistematizzare i dati necessari per effettuare l’analisi di adeguatezza ed efficacia dell’organizzazione (Riesame della Direzione)
- Acquisire materiale documentale prodotto dalla Regione Piemonte sui temi dell’Accreditamento anche attraverso mezzi telematici (delibere, manuali operativi, forum Accreditamento, ecc.)
- Produrre e gestire la documentazione richiesta dal Sistema di Accreditamento
- Accertare la coerenza del Sistema di Accreditamento dell’Organismo con i requisiti indicati nell’ambito dei sistemi di accreditamento per le attività a finanziamento pubblico e/o privato
- Supportare il Dirigente Scolastico nei rapporti con i valutatori dei Sistemi di Accreditamento
- Produrre relazioni sul Sistema di Gestione Accreditamento da trasmettere al Dirigente Scolastico (livello di implementazione, grado di efficacia, modifiche in itinere, proposte di miglioramento, non conformità, azioni correttive, risultati verifiche ispettive, soddisfazione dei clienti/fornitori, indicatori di efficacia/efficienza delle attività formative)
- Coordinare, e, se previsto, gestire, le attività di formazione del personale del Settore Formazione dell’Istituto relativamente al Sistema di Accreditamento
Competenze
- Utilizzare procedure di definizione ed implementazione di sistemi di accreditamento
- Utilizzare strumenti e metodi di monitoraggio
- Utilizzare e/o identificare procedure e strumenti per misurare lo scostamento tra attività realizzata e attività progettata
- Utilizzare procedure di definizione ed implementazione di sistemi informativi interni
- Assumere la responsabilità del trattamento e dell’archiviazione dei dati interni, attraverso il controllo e la supervisione metodologica delle fasi di elaborazione ed archiviazione
RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE
Attività
- Coordinare e controllare la gestione contabile e gli adempimenti amministrativo-contabili-fiscali
- Gestire le relazioni con gli interlocutori interni ed esterni interessati ai vari adempimenti contabili
- Coordinare e gestire il controllo economico
- Redigere report economico-finanziari per il Dirigente Scolastico
- Coordinare e controllare la gestione rendicontale delle spese
- Coordinare e controllare la gestione amministrativa del personale, attraverso:
- Coordinare le attività connesse all’approvvigionamento di beni/servizi
- Definire di concerto con i Responsabili di riferimento la tipologia di risorse da acquisire, i criteri e le modalità di valutazione del fornitore, le modalità di controllo e verifica della fornitura
- Definire e gestire le procedure di approvvigionamento risorse
- Gestire la banca dati dei fornitori
Competenze
- Definire le procedure e selezionare i dati per la contabilità generale
- Applicare i principi della contabilità generale e di gestione amministrativa di clienti e fornitori
- Definire il quadro della normativa civilistica e fiscale e descrivere le relative procedure
- Presidiare la gestione della tesoreria
- Predisporre un bilancio preventivo e consuntivo secondo direttive dei soggetti istituzionali di riferimento
- Applicare i principi e le tecniche di controllo di gestione e di contabilità analitica
- Utilizzare strumenti di analisi finanziaria degli investimenti e della redditività
- Elaborare documenti di reporting gestionale
- Applicare all’attività rendicontale le normative stabilite
- Elaborare documenti di reporting rendicontale
- Utilizzare procedure adeguate per gestire tutte le fasi di acquisto e di controllo della fornitura
- Utilizzare strumenti informatici
SEGRETERIA
Attività
- Garantire il servizio di centralino telefonico
- Garantire il servizio di accoglienza degli utenti e dei visitatori/collaboratori esterni
- Gestire le comunicazioni con la Regione/Provincia, anche attraverso mezzi telematici
- Gestire i rapporti amministrativo-procedurali con la Regione/Provincia
- Dare adeguate informazioni sulle attività del Settore Formazione dell’Istituto, anche attraverso l’uso di mezzi telematici
- Predisporre la documentazione amministrativa necessaria per la redazione dei budget, per la consuntivazione periodica e per la rendicontazione delle attività
- Predisporre la documentazione necessaria per la gestione amministrativa del personale
- Predisporre la documentazione necessaria per la gestione amministrativa degli acquisti
- Effettuare la Gestione amministrativa dei corsi e degli allievi
- Gestire il protocollo
- Gestire l’archiviazione dei documenti
Competenze
- Applicare i principi della contabilità generale e di gestione amministrativa di clienti e fornitori
- Utilizzare strumenti di gestione contabile e amministrativa
- Utilizzare adeguate tecniche di comunicazione telefonica
- Utilizzare adeguate tecniche di comunicazione e di relazione con il pubblico
- Utilizzare metodi e strumenti di archiviazione e gestione documentazione
- Utilizzare strumenti informatici
Responsabile servizio prevenzione e protezione
Attività
- Strutturare e gestire il sistema di sicurezza dell’Istituto
- Verificare in modo continuativo la corrispondenza alle norme di sicurezza dell’Istituto
- Predisporre strumenti, mezzi, procedure di sicurezza, prevenzione ed intervento
Competenze
- Utilizzare procedure adeguate per la definizione, il controllo e la gestione dei sistemi di sicurezza interni
- Gestire e monitorare il sistema al fine di migliorarne le specifiche e renderlo sempre più consono alle caratteristiche organizzative dell’agenzia
